Privacybeleid

De Nieuwe Boekhouding wordt aangeboden door A14A B.V., gevestigd aan Noordeinde 101, 1121 AJ Landsmeer, Nederland en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 87105004 (“wij”, “ons” of “onze”). Wij bieden online boekhoudsoftware voor ondernemers, met automatische verwerking van transacties, bonnen en facturen. A14A B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die je aan ons toevertrouwt en verwerkt die conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In dit beleid lees je welke gegevens we verwerken, waarom, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

• Accountgegevens: naam, e-mailadres en wachtwoord (versleuteld opgeslagen als hash; wij kunnen je wachtwoord nooit inzien).
• Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-nummer en IBAN — nodig om rechtsgeldige facturen te maken.
• Financiële administratie: facturen, klantgegevens (debiteuren), bonnen en inkoopfacturen, banktransacties en btw-gegevens die je koppelt of uploadt.
• Bankgegevens: rekening- en transactiegegevens die je via een bankkoppeling deelt (zie punt 4) — alleen-lezen, nooit betaalopdrachten.
• Technische gegevens: beperkte log- en beveiligingsinformatie (zoals foutmeldingen) om de dienst veilig en werkend te houden, plus geaggregeerde bezoekstatistieken van de openbare website.

De Nieuwe Boekhouding gebruikt kunstmatige intelligentie om je administratie te automatiseren: transacties worden automatisch gecategoriseerd, bonnen worden uitgelezen (OCR) en betalingen worden aan facturen en inkopen gekoppeld. Hiervoor worden de daarvoor benodigde gegevens (zoals omschrijving, tegenpartij en bedrag van een transactie, of de inhoud van een geüploade bon) verwerkt door onze AI-leverancier Mistral AI.

Belangrijk om te weten: de AI doet voorstellen. Boekingen waar het systeem niet zeker van is, worden aan jou voorgelegd in de controlewachtrij — er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen plaats zonder menselijke controle. Je gegevens worden door ons niet gebruikt om AI-modellen van derden te trainen.

De bankkoppeling verloopt via Enable Banking, een vergunde aanbieder van rekeninginformatiediensten (AIS) onder PSD2. Jij geeft bij je eigen bank uitdrukkelijke toestemming; wij ontvangen daarna alleen-lezen toegang tot rekening- en transactiegegevens. Wij kunnen nooit betalingen doen vanaf je rekening. De toegangsbewijzen (consents) slaan we versleuteld op (AES-256-GCM) en je kunt een koppeling op elk moment verbreken via Instellingen — je al geïmporteerde transacties blijven dan gewoon in je administratie staan.

Wij verwerken je gegevens uitsluitend om:

• de boekhoudsoftware te leveren en je administratie te verwerken (uitvoering van de overeenkomst);
• facturen, herinneringen en accountmails (zoals wachtwoordherstel) te versturen;
• wettelijke verplichtingen na te komen, zoals ondersteuning bij de btw-aangifte en de fiscale bewaarplicht (wettelijke plicht);
• de dienst te beveiligen en storingen op te lossen (gerechtvaardigd belang).

Wij verkopen je gegevens nooit aan derden. Je financiële data blijft van jou.

Voor de werking van de dienst schakelen we een beperkt aantal leveranciers in die in onze opdracht gegevens verwerken:

• Mistral AI — AI-verwerking (categorisatie en het uitlezen van bonnen).
• Enable Banking — bankkoppeling (rekeninginformatie onder PSD2).
• Resend — het versturen van e-mail (facturen, herinneringen, accountmails).
• S3-compatibele opslag— versleutelde opslag van geüploade documenten (bonnen, factuur-PDF’s, logo’s).
• Sentry — foutmonitoring; foutrapportages worden ontdaan van persoonsgegevens en financiële details.

Met onze subverwerkers sluiten we verwerkersovereenkomsten en we beperken de gedeelde gegevens tot wat voor hun taak nodig is.

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig. Voor je fiscale administratie (facturen, transacties, inkopen, btw-gegevens) geldt de wettelijke bewaarplicht van zeven jaar (art. 52 AWR). Verwijder je je account, dan verwijderen we je persoonsgegevens direct: je naam, e-mailadres en inloggegevens worden gewist en al je sessies worden beëindigd. De fiscaal verplichte administratie bewaren we daarna nog uitsluitend geanonimiseerd en afgeschermd — die is niet meer via de applicatie toegankelijk — tot de bewaartermijn verstrijkt, waarna alles definitief en automatisch wordt verwijderd.

De Nieuwe Boekhouding gebruikt uitsluitend functionele cookies: een sessiecookie om je ingelogd te houden. Voor geaggregeerde bezoekstatistieken gebruiken we een zelf gehoste versie van Umami. Die meting plaatst geen cookies, maakt geen gebruikersprofielen, volgt je niet over andere websites en respecteert de Do Not Track-instelling van je browser. Zoekparameters worden niet opgeslagen. Omdat we geen tracking- of analytics-cookies plaatsen, is hiervoor geen cookiebanner nodig.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: al het verkeer is versleuteld (TLS), wachtwoorden worden gehasht met een modern algoritme (Argon2id), banktoegangsbewijzen worden versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM) en de gegevens van iedere administratie zijn op databaseniveau strikt gescheiden van die van andere gebruikers (row-level security).

Je hebt het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit. De belangrijkste rechten kun je direct zelf uitoefenen in de applicatie onder Instellingen → Account: daar download je een volledige export van je administratie (JSON) en kun je je account verwijderen (met de bewaarplicht-uitzondering uit punt 7). Voor overige verzoeken kun je contact met ons opnemen. Ben je het oneens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

We kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functionaliteit of gewijzigde regelgeving. De datum bovenaan vermeldt de laatste wijziging; bij ingrijpende wijzigingen informeren we je via de applicatie of per e-mail.

Vragen over dit privacybeleid of een privacyverzoek? Neem contact met ons op via hello@a14a.org.

A14A B.V. · Noordeinde 101 · 1121 AJ Landsmeer · Nederland · KvK 87105004 · hello@a14a.org